E-mail em SaaS ganha força nas empresas


E-mail voltou a ser pauta. Grandes fornecedores, entre Microsoft e Google, IBM e Cisco, estão competindo para oferecer esse aplicativo de comunicação venerável. Enquanto o Microsoft Exchange é o campeão, os serviços online reconfiguraram a competição, já que tanto os maiores quanto os menores clientes querem reduzir os gastos e eliminar as dores de cabeça operacionais.

Essa competição começou há pouco. Das, aproximadamente, 996 milhões de contas de e-mail corporativas, por todo o mundo, apenas 2%, de acordo com estimativas da IDC, eram software como serviço, em 2009. Mas, quando chegar o momento das empresas atualizarem seus e-mails, elas devem considerar as opções como serviço. GlaxoSmithKline, Coca-Cola Enterprises, Panasonic e a cidade de Los Angeles estão entre as grandes contas – são milhares de funcionários – que foram transferidas para a nuvem.

Embora a Microsoft seja a líder do mercado de e-mail local, também aposta que a maioria dos clientes corporativos deve se mudar para a nuvem. “Em cinco anos, olharemos para trás e nos perguntaremos: “por que alguém rodaria seu próprio e-mail?””, disse Tony Scott, CIO da Microsoft, cujas 90.000 contas de e-mail rodam no próprio ambiente SaaS da empresa. Stephen Elop, presidente da divisão de negócios da Microsoft, disse que metade da renda da empresa com Exchange, SharePoint e Dynamics CRM virá de produtos baseados em serviço, dentro de cinco anos.

E-mail pode ser divido em três categorias: local, hospedado e SaaS. A modalidade como serviço é criada em uma arquitetura multi-tentant e entregue via web. Com um serviço hospedado, os servidores de e-mail podem ficar hospedados em outro local e gerenciados remotamente, assim, cada cliente tem um servidor dedicado e armazenamento individual.

O mercado de e-mail em SaaS dobrou desde 2007, segundo a IDC. Ao menos 14% das empresas que usam serviços terceirizados têm e-mail em SaaS, foi o que descobriu uma recente pesquisa da InformationWeek Analytics, com 530 profissionais de tecnologia.

Qual a atração de SaaS? Em primeiro lugar, as empresas conseguem uma economia significativa, já que a arquitetura multi-tenant permite que a economia aumente. Em segundo, as companhias não precisam sacrificar nada para conseguir essa economia. Em terceiro, a área de TI pode transferir os trabalhos com manutenção para o fornecedor do serviço e utilizar profissionais em tarefas mais estratégicas. Em quarto, algumas empresas acham que o e-mail em SaaS facilita a implementação do acesso móvel, que muitos funcionários querem, assim como acesso remoto, como PCs pessoais.

Por que agora?

Os fornecedores de e-mail em SaaS oferecem serviços tão baratos quanto US$ 3 por usuário, por mês. A recessão foi o ponto inicial do crescimento desse mercado, conforme as empresas consideravam alternativas que, em outro momento, poderiam ser ousadas demais.

Observe, por exemplo, o caso da Sanmina-SCI, uma empresa com contratos anuais globais de US$ 6 bilhões. Ela moveu mais de 16 mil contas de e-mail do Exchange para o Google Apps, como parte do plano de redução de custos. “Analisamos servidores, backups e o pessoal preso naqueles processos”, contou o CIO Manesh Patel. “Quando fizemos essa análise e as comparações, seria muito mais vantagem mudar para nuvem.” Essa mudança ajudou a empresa a economizar cerca de US$ 10 por mês, por usuário, contou Manesh, o que significa uma economia de US$ 1.9 milhão por ano, aproximadamente – digitos que qualquer CIO ficaria feliz em apresentar como orçamento.

Na Blue Man Productions, que é responsável pelos populares shows do Blue Man Group, o custo para manter o servidor de e-mail para 500 funcionários, em cinco cidades dos EUA, Berlim e Zurique, chegava a seis digitos, disse o gerente de TI da empresa, David Wharton. Mudar para a versão baseada em SaaS do Exchange, oferecida pela AppRiver, diminuiu os gastos para 1/3, disse.

Mas a economia não é o único motivo para a troca. Funções, disponibilidade e operações agilizadas também são levadas em consideração. E as empresas estão percebendo que podem oferecer e-mail em SaaS para um novo nível de funcionários, graças ao baixo custo e ao acesso via browser que ele oferece.

A Microsoft diz que a Starbucks, por exemplo, escolheu a versão em SaaS para oferecer contas de e-mail para certos funcionários nas lojas, enquanto mantém o e-mail corporativo local. Depois de a Delta Hotels & Resorts adotar o Gmail para 2,5 mil funcionários, decidiram que poderiam estender as contas para mais dois mil funcionários do hotel, devido ao baixo custo do Google.

A DMS & Associates, que oferece serviços administrativos e contábeis para pequenas empresas, depende de 35 subempreiteiros para atender os clientes. Há um ano e meio, a CEO Kimberlee Augustine fez seus subempreiteiros usarem o Gmail gratuito. Mas, como seu negócio depende demais de e-mails – a DMS faz os pagamentos via e-mail -, ela precisava de um arquivo seguro contendo todos os e-mails enviados e recebidos pelos contratados da empresa. Ela mudou, então, do Gmail para o Rackspace Email, uma oferta em SaaS que lhe dava acesso administrativo a todas as mensagens da empresa. “Eu posso vigiar o que está acontecendo, ter uma noção das relações entre os contadores e os clientes”, disse Augustine.

Wharton, da Blue Man Productions, disse que o serviço da AppRiver, que usa o Outlook, facilita o acesso e o cancelamento de contas de usuário, incluindo daqueles com acesso móvel. Essa função é essencial porque muitos funcionários, especialmente aqueles envolvidos na produção de shows, não têm uma mesa, mas vivem com seus Blackberrys e iPhones. “Assim que recebemos o aviso de uma nova contratação, imediatamente criamos uma conta, baixamos a caixa de entrada e entregamos um BlackBerry quando passam pela porta de entrada”, contou. O serviço oferece um nível mais alto de continuidade de negócio. Sob o sistema mais antigo, todos os escritórios Blue Man, exceto o de Las Vegas, dependem dos servidores de e-mail que ficam em Nova York. Se esses servidores cairem, caem os serviços de e-mail de seis dos sete escritórios da empresa. Além disso, latência de e-mail foi um problema. “Alguns usuários tem mais de quatro mil mensagens. Quando se tem um servidor local e uma caixa com esse número de mensagens, o Outlook e o BlackBerry podem ficar lentos”, disse Wharton.

por Andrew Conry-Murray | InformationWeek EUA

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