8 questões para analisar antes de desistir da terceirização


O movimento de ‘insourcing’ – trazer de volta para dentro da empresa os serviços de TI que se encontravam terceirizados – está em alta. Bob Mathers, diretor da consultoria especializada em outsourcing Compass Management Consulting, relata que tem acompanhado esse movimento em grandes empresas, como Chrysler, Delta Air Lines, Barcleys e AT&T.

Fazer o caminho de volta, porém, é mais complicado do que a hora de definir pela terceirização dos recursos de TI. Pois trazer a estrutura de volta para a empresa pode custar mais do que foi investido para contratar os serviços terceirizados. Na conta final incidem taxas de quebra de contrato, preparo das instalações para abrigar a execução dos serviços, bens compartilhados, migração de aplicativos, capacitação de mão de obra e outras transições, como contratação de mais profissionais e as licenças de software.

“É imprescindível entender a lacuna existente entre o que você está habilitado para fazer e assimilar se a empresa tem condições de preencher o que falta”, diz Mathers. O especialista elenca oito pontos que precisam ser levados em conta no momento de optar pelo insourcing:

1. Objetivos

Um bom ponto de partida é definir o que se quer atingir com o insourcing, ou seja, espera-se economia, melhores serviços, ou aumentar a dinâmica dos processos? Definidas as respostas para esses questionamentos é chegada a hora de avaliar a atual estrutura da organização e de descobrir se ela possui os requerimentos necessários.

Comparar o custo total implicado na transição com o investimento necessário para manter a terceirização é outra tarefa que deve ser atendida. Uma boa análise da questão leva em torno de três meses e requer dezenas de revisões.

2. Avaliação de custos

No levantamento de custos envolvidos ao reincorporar as funções outrora terceirizadas, a honestidade e as margens de cálculo são absolutamente críticos. Existe uma série enorme de itens na composição do cálculo, entre eles, o quanto isso pode impactar em aumento da conta de energia elétrica, qual o custo para compra de hardware e de software e o investimento para capacitação de pessoal.

Questões legais devem ser igualmente apreciadas. Nesse caso entram na conta os custos para encerrar o contrato, a renovação das licenças e os acordos de manutenção.

“Também faz sentido pensar no investimento mensal requerido para a manutenção dos serviços. É comum as empresas subestimarem esse valor”, ressalta Mathers.

Pode ser especialmente complicado avaliar a capacidade dos funcionários na empresa e quantificar os novos recursos necessários para realocar ou contratar novos empregados.

3. Questões contratuais

Se haverá despesas com taxas de quebra de contrato, é melhor pensar nisso. Muitos instrumentos abrigam cláusulas para a proteção das partes em caso de quebra ou encerramento antes do previsto. A empresa contratada pode realizar investimentos enormes para assumir algumas tarefas e livrar-se dessas despesas contraídas é complicado.

4. Conhecimentos

Ao decidir pela terceirização, a empresa contratada e a contratante devem reunir as equipes técnicas para definir prioridades e requerimentos. A decisão de realizar os serviços na empresa devolve às costas da organização o peso de definir essas questões. Provavelmente muitos dos técnicos que estavam na empresa quando essa decidiu terceirizar os serviços, agora estão trabalhando para essas companhias e não é de responsabilidade da empresa contratada desenvolver uma solução sob medida.

Procurar alguém com profundo conhecimento da estrutura da organização é a saída para estabelecer um bom quadro do que precisa ser feito.

5. Suporte

“Independentemente da estratégia adotada, é importante considerar demandas futuras”, diz Mathers. Desenvolver uma perspectiva futura acerca das condições financeiras e de negócios e estudar de que maneira os serviços reintegrados vão atender à empresa nesse momento faz todo o sentido.

6. Fonte dos problemas

Se o fator motivador para o insourcing for uma decepção com o prestador de serviços, há a necessidade de uma profunda reflexão.

“Jamais esqueça que o cliente faz as coisas serem o que são. A não ser que você passe um bom tempo identificando onde foi que participou na construção dessa insatisfação, corre o risco de enfrentar o mesmo problema em pouco tempo”, sinaliza Mathers.

7. Apoio interno

Nada é mais fatal para reintegrar processos do que a falta de compreensão por parte de executivos em cargos de chefia na organização. O ideal é envolver o board nas discussões sobre a manobra o quanto antes. É fundamental garantir que os projetos em andamento não sejam afetados pela decisão.

8. ROI

Cada serviço terceirizado envolve entre 20 e 30 variáveis. Em um nível macro, à complexidade de realizar o insourcing devem ser integrada a questão de quanto da estrutura da empresa foi efetivamente transferida para o prestador de serviços. Saber, por exemplo, se a base de dados está abrigada na empresa contratada ou nos servidores internos é fundamental. No que se refere ao ROI, para cada processo de insourcing, devem ser calculados até 6 meses, no caso de processos complexos, esse prazo vai de 9 a 14 meses.

Por CIO/EUA

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